Veiligheidsregio Kennemerland
In maart 2020 stond onze wereld op z’n kop en ook onze branche werd hard geraakt door covid-19. Al snel ontstond de intentie om ook iets te beteken in de crisis.
We kwamen via ons netwerk terecht bij Veiligheidsregio Kennemerland (VRK), waar Mirella al in de zomer van 2020 begon op luchthaven Schiphol met projectondersteuning voor het testen van reizigers uit hoge risico gebieden. De samenwerking bleek een gouden combinatie en resulteerde in een langdurige samenwerking.
ROL
Projectondersteuning, locatiemanagement, veiligheidscoördinatie
OPDRACHTGEVER
Veiligheidsregio Kennemerland
JAAR
2020 – 2022
XL Test- en Vaccinatielocatie Schiphol
Na de ondersteuning van de testfaciliteiten op de luchthaven werd duidelijk dat er in de regio behoefte was aan een grootschalige locatie, op P4 van Schiphol. Hier realiseerden we in 2 grote paviljoens een capaciteit voor 20.000 cliënten voor testen en vaccineren. Er kwam een eigen laboratorium om sneller en efficiënter testresultaten te kunnen verwerken, zonder inzet van koeriers. Tussen 1 december 2020 en 11 mei 2022 werden er 525.000 testen afgenomen en tussen 15 januari 2021 en 11 mei 2022 werden 412.000 prikken gezet.
Met onze kennis en ervaring voegden we precies dát toe wat de VRK nodig had: kennis over het gedrag van grote groepen mensen, (gescheiden) looproutes, veiligheidsplannen met mobiliteitsinzichten, impact op een fysieke locatie en de juiste mensen om de dagelijkse gang van zaken aan te sturen: de zogeheten locatiecoördinatoren, dagcoördinatoren en facility managers.
Naar mate de tijd (een kwestie van weken) vorderde werd de behoefte aan spreiding in de regio groter. Wij droegen ons werk als locatiecoördinatoren over aan twee dedicated DOSS medewerkers en, terwijl we hen ondersteunden, focusten we ons op het opzetten van nieuwe locaties in de regio. Uiteindelijk zijn er in onze regie zeven locaties opgezet (Haarlem 2x, Beverwijk, IJmuiden, Velsen, Uitgeest en Zandvoort).
Optimaliseren van het proces
Elke dag deden we meer kennis op over de logistiek rondom testen en vaccineren, niet in de laatste plaats omdat we veel schakelden met coördinatoren op de vloer en in contact kwamen met de landelijke experts. Onze ‘priksnelheid’ lag op slechts 17 prikken per uur per prikker en we moesten opbouwen naar minstens 21 (het liefst 24) prikken per uur. Door het optimaliseren van de indeling, het over-night ombouwen van carroussel naar sequence opstelling van diverse locaties, het beter aansturen van het team door onze dagcoördinatoren en het opdoen van meer kennis en ervaring in de praktijk en op andere locaties hebben we uiteindelijk zeker 32 prikken per uur kunnen zetten en de grootste pieken kunnen verwerken.
Bijzondere projecten
Terwijl we op dagelijkse basis betrokken waren bij de coördinatie van verschillende locaties en een grote poule collega’s, riep de crisis ook om bijzondere projecten. Er landden vluchten vanuit Afghanistan en Zuid-Afrika met mensen die getest moesten worden voor zij verder konden. Dit werd ad-hoc duidelijk, moest vorm krijgen onder hoge tijdsdruk en vroeg veel flexibiliteit van alle betrokkenen.
Ondertussen waren we betrokken bij het spoor fijnmazig vaccineren, ging de prikbus de straat op in de wijken om de drempels voor vaccinatie te verlagen en stond ons testteam klaar voor de medewerkers van de Dutch Grand Prix in Zandvoort.
Unieke samenwerking
Dit project was een unieke samenwerking tussen de Veiligheidsregio Kennemerland en wij, als Alkmaars evenementenbureau. De combinatie van specialistische, gedetailleerde, medische kennis vanuit de VRK en de ervaring met grootschalige evenementen, qua crowdcontrol en veiligheid, van ons was een gouden combinatie.
Tot we bij Veiligheidsregio Kennemerland aan de slag gingen werkten we in een klein team, waarin snel en zelfstandig besluiten werden genomen. Een mobiliteitsplan tikten we in een halve dag in elkaar, spraken we met elkaar door en werd diezelfde middag nog ingediend bij de opdrachtgever. Dat was even wennen toen we in werden gevlogen bij de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK).
De VRK is een overheidsorganisatie, met meer medewerkers, grote verantwoordelijkheid op het gebied van veiligheid en medische kennis, met serieuze processen en veel schijven. Maar het was crisis, dus alles was anders. Toen wij binnenkwamen werd door onze manager gezegd: Doe wat er nodig is om dit project te realiseren, mijn toestemming heb je. En als het fout gaat? Dan zeg ik achteraf wel sorry.
We vlogen het aan als een evenement: veel publiek, grote verantwoordelijkheid in veiligheid, crowdcontrol en looproutes zijn belangrijk (belangrijker dan ooit zelfs!). Het ‘enige’ waar wij niks van wisten, was van het medische proces. Gelukkig liepen er talloze artsen en medisch coördinatoren met die kennis, er werd zelfs een eigen lab gerealiseerd op de XL locatie!
We hielden ons dagelijks bezig de veiligheid binnen en buiten de locaties, de routing en crowdmanagement, het dagelijkse draaiboek en de overkoepelende veiligheidsplannen. We waren betrokken bij het uitdenken, tekenen, bouwen en runnen van de locaties en deden dit samen met ons team van zo’n 6 locatiecoördinatoren en 35 dagcoördinatoren en facility managers.
Meer weten?
Mirella Doss vertelt graag wat zij voor uw project kan betekenen.